ניהול נכון של כל עבודת ועד הבית בנוי בעצם על כל מיני תהליכי עבודה מסודרים אשר מביאים את הפעילות של ועד הבית ואת הדיירים לקבל החלטות שהן גם חכמות וגם חוקיות בכל מה שנוגע להתנהלות של הבניין.
כחלק מהארגון של עבודת ועד הבית, הוא צריך להשתמש במספר סוגים של טפסים ספציפיים אשר מיועדים לכך והם יוצרים סדר וארגון בכל העבודה של ועד הבית. במאמר הבא אנחנו נדבר על מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית.
מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית והאם קיים פרוטוקול לאסיפות דיירים?
התשובה לשאלה של מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית זו תשובה שמלאה בפרטים, לכן נחלק אותה לחלקים. החלק הראשון הוא כתיבה של פרוטוקול לאסיפות דיירים. הפרוטוקול הזה הוא תיעוד מלא וכולל של כל התהליכים וכל ההחלטות אשר התקבלו באסיפת הדיירים. הפרוטוקול משמש כתיעוד לזיכרון הארגוני של הבניין.
כתיבתו של הפרוטוקול תמיד תיכתב על ידי תבנית שהיא קבועה. עליכם לדעת שהפרוטוקול הוא מסמך רשמי לכל דבר ועניין מה שאומר שיש לו גם השלכות משפטיות. הפרוטוקול יהיה נחוץ בעיקר במקרים שצריך אסמכתא להחלטות של אסיפת הדיירים, אסמכתא לתביעה אצל המפקח שאחראי על רישום המקרקעין בעקבות סרבני תשלום ועד בית, במקרים של פתיחת חשבון בנק שנועד לשמש את הבית המשותף, וגם בזמנים של התקשרות עם כל מיני ספקים ונותני שירותים למיניהם.
מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית – מהו פרוטוקול בחירת ועד בית?
חלק מהתשובה לשאלת העל שלנו, מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית, כוללת בתוכה את הפרוטוקול לבחירת ועד בית. בשביל שתקופת תפקידו של ועד הבית תוכל להמשיך היא תלויה בעובדה שהוא ייבחר מחדש באסיפת הדיירים. קיים פרוטוקול שנועד לוודא כי בחירת ועד בית תיעשה בדיוק ובדקדוק. לפרוטוקול יש הרבה מאוד חשיבות בכך שהוא בעצם מתעד את כל סוגיית החלפתם של בעלי התפקידים בבניין והוא דואג לכך שההחלפה תתבצע בצורה חוקית.
מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית – מהי רשימת המשתתפים באסיפות הדיירים?
כשמה כן היא, רשימת המשתתפים היא רשימה של כל המשתתפים שנוכחים באסיפת הדיירים. החשיבות של רשימת המשתתפים והתיעוד שלה מגיע מהצורך ומהדרישה לקבל החלטות שהן אך ורק חוקיות במסגרת אסיפות הדיירים. החוק מגדיר שבשביל שאסיפת דיירים תהיה חוקית צריך שישתתפו בה לפחות חמישים אחוז מבעלי הדירות.
אם קורה מקרה בו ועד הבית, במסגרתה של ההודעה על התכנסות של אסיפת הדיירים, מודיע שם יהיו פחות מחמישים אחוז של נוכחים בשעה שבה קבעו את האסיפה, אז תתקיים אסיפה נוספת במהלך אותו היום בשעה אחרת וכל כמות של אנשים שתגיע תתקבל כחוקית. לכן, כשמודיעים על אסיפת הדיירים ומצרפים את רשימת המשתתפים זה נותן תוקף וזה גם מבסס את החוקיות שבה נעשית קבלת ההחלטות באסיפה. זוהי עוד חלק מהתשובה של מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית.
מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית – האם קיימים טפסים אשר נוגעים בכסף?
גם טפסים פיננסיים הם חלק מהתשובה לשאלה מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית. מטרתם של הטפסים הפיננסיים הם בעצם לנהל את כל הדו"חות הכספיים של ועד הבית, וליצור שליטה בניהול של הבניין וזאת על ידי תקציב שהוא מסודר. כך אפשר לספק שקיפות ניהולית לדיירי הבניין, שמן הסתם הם חלק בלתי נפרד בהוצאות המשותפות של תחזוקת הבניין. אין סעיף בחוק המקרקעין אשר באמת מפרט מהי הדרך ליצור שקיפות, אך כן יש סעיף שקובע שלכל בעל דירה בבניין יש את זכות להסתכל בפנקס ההכנסות וההוצאות, בכל החשבונות, בקבלות ובכל המסמכים אשר נוגעים לעניינים הכספיים של דיירי הבניין.
מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית – מה אם דוחות של ההכנסות המשותפות?
יש דו"ח כללי אשר מרכז את כל ההכנסות שיש לדיירי הבניין המשותף. ההכנסות הללו נובעות מהתשלומים של ועד בית החודשיים של דיירי הבניין, תשלומים של גבייה נפרדת וכל מיני הכנסות נוספות וחד-פעמיות. את כל ההכנסות המגוונות רושמים כל חודש ליד שמו של הדייר המשלם. הדו"ח של ההכנסות המשותפות מנוהל בצורה שוטפת במהלך כל השנה והוא בעצם מהווה ככלי שעוזר לגזבר לעקוב אחרי ההתקדמות של הגבייה מהדיירים, וגם הדו"ח הזה הוא חלק מהשאלה של מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית.
מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית, מה עם הוצאות?
כמו את ההכנסות יש גם דו"ח אשר תפקידו לרכז את כל ההוצאות שבגללן יצאו תשלומים מתוך הקופה של הבית המשותף בין אם זה לספקים ובין אם זה לנותני שירותים. השליטה שלכם בהוצאות המשותפות היא מרכיב מאוד חשוב בתכנון של גביית דמי ועד הבית מדיירי הבניין. גם הדו"ח הזה מנוהל בצורה שוטפת במהלך כל השנה. כמו כן, הוא גם חלק מהתשובה לשאלה מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית. קיים גם דו"ח כספי שהוא חצי שנתי. עריכתו והצגתו של הדו"ח הכספי החצי שנתי של הבניין הוא חובה. כמו שניתן להבין משמו, זהו דו"ח שצריך להתבצע אחת לחצי שנה בצורה סדירה. המטרה של הדו"ח הזה הוא להציג לדיירי הבניין את כל המאזן הכספי של הבניין. הדו"ח מציג את ההוצאות מול הכנסות.
מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית, היש טופס ספציפי לסרבני תשלום?
הטופס האחרון שנמצא כתשובה לשאלה מהם הטפסים השונים שתצטרכו לניהול ועד הבית הוא טופס תביעה במקרה של סרבני תשלום ועד בית. במקרים של סרבני תשלום, יש באפשרותכם להגיש טופס תביעה למפקח של רישום המקרקעין. הוא היחיד שמוסמך לדון ולהכריע במקרים שכאלו. ועד הבית יכול גם לתבוע דייר שמסרב לשלם את תשלומי ועד הבית באופן עצמאי.
